医療事務が人手不足の理由

はじめに、医療事務が人手不足に陥る理由を7つ紹介します。医療機関は人々にとってなくてはならない存在である一方、労働環境は悪化しやすい傾向にあります。責任が大きい仕事であり、精神面の維持が難しい点もポイントです。

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激務である

医療事務の仕事は忙しく、激務の現場が多い傾向にあります。激務のため離職者が増加することで、人手不足を招きます。

多大な業務量の負担や、厳しい労働環境が激務の原因です。患者の人数が増えると診療と事務作業の量が増加し、仕事に追われる状態が続きます。

また、患者の容態次第では緊急の対応が生じます。休憩時間や休暇の予定を立てづらく、仕事とプライベートの両立が難しい点はデメリットです。

給料が低い

医療事務の仕事における給料水準の低さも、人手不足の原因といえます。経営が苦しい医療機関では、従業員を満足させるだけの十分な給料の支給が困難です。

前述したように激務の医療事務で給料の水準が低いと、従業員は仕事が割に合っていないと考え、離職者が増加し人手不足につながります。また、医療事務はパートの従業員が担当することも多く、正社員と比較して給料水準は下がります。業務量に見合った報酬の支給は大切です。

職場の人間関係が悪い

職場の人間関係に関する問題も、人手不足の原因です。特に、小規模の医療機関では、従業員数が少なく、職場は狭い世界になる傾向があります。少人数の環境では、1人でも合わない同僚がいると、仕事のモチベーションが低下するでしょう。

人間関係の問題が続いて従業員が激しく入れ替わると、仕事に慣れた従業員の確保が難しく、人手不足につながります。少人数でも風通しがよく、お互いに配慮しあえる関係性の構築が重要です。

運営方針が合わない

経営層の運営方針と従業員の考えにズレが生じると、離職の増加につながります。特に小規模な医療機関では、院長の独断で運営方針を決めるケースがあり、従業員の意見が通りにくいといえます。

具体的には、患者との向き合い方や、事務作業の進め方に関する考え方のズレです。経営層が現場の実情を理解できていなければ、お互いのギャップは大きくなるでしょう。

運営方針が合わないと感じると、仕事へのモチベーションが低下し、離職による人手不足を招くおそれがあります。

患者からのクレームが多い

患者と信頼関係を築けていなければ、クレームが多発する事態に陥ります。医療事務の担当者が対応を任せられることが多く、クレーム対応に時間をとられると本業に集中できません。

クレームの主な原因は、患者とのコミュニケーション不足や、医療機関内での情報伝達ミスなどです。激務や人間関係など前述の課題がある職場では、クレームが発生しやすいといえます。

クレーム対応が続くと、従業員は精神的に疲弊してストレスがたまり、休職や離職につながるおそれがあります。

感染症の影響を受ける

感染症が流行すると、医療機関の業務負担は増大します。季節性の感染症に加えて、予測できない新型の感染症が拡大する昨今のケースもあります。

感染症に対しては、慎重な対応が重要です。外部との接触には神経を使う必要があるうえに、消毒や感染予防のために業務量が増加します。流行が続くと、患者数の増加が止まらず従業員の疲弊を招くでしょう。

業務の負担が増加すると離職のリスクは高まり、人手不足が加速するといえます。

採用が難しい

新たな人材の採用が難しいことも、人手不足の大きな原因です。労働人口の減少に伴い、医療事務の人材確保は以前よりも困難といえます。

優秀な人材を採用するには、医療機関としての魅力が大切です。ただし、充実した福利厚生や労働条件は、経営が厳しい医療機関では用意しづらいでしょう。また、医療の有資格者が他の業界に流出することも課題のひとつです。今いる従業員を引き止め、新たな人材の確保を目指す施策が求められます。

医療事務の業務一覧

医療事務の業務は多岐にわたりますが、主な業務を下記に紹介します。

• 受付、予約
• 計算・会計
• レセプト
• クラーク

受付や予約の業務は、患者と直接やり取りをする仕事です。会計業務は、患者に請求する医療費を決定するため、ミスのない対応が求められます。

レセプトとは診療報酬明細書のことであり、医療費の保険負担分を請求する業務です。会計と同様に、正確な処理が大切です。クラーク業務では、医療スタッフと患者の間に立つ役割を担います。

このように、医療事務では幅広い業務への対応が求められます。

医療事務の人手不足への対策

前述した人手不足の原因を踏まえ、具体的な対策を5つ紹介します。労働環境の改善や、採用手段の工夫は特に効果的な方法です。また、業務効率化ができると従業員への負担が減り、人手不足の解決にもつながります。

労働環境や給料を改善する

労働環境の改善は、人手不足の解消につながる対策方法です。既存の従業員を引き止める効果に加えて、新しく採用活動を実施するときの応募者増加にも効果があります。

給料水準の引き上げや労働時間の削減は、従業員の生活によい影響を与え、仕事に対するモチベーション向上にも期待できます。

さらに余裕があれば、休暇や福利厚生を充実させる施策も有効です。離職率を下げられると、将来人手不足に陥るリスクを抑制できるでしょう。

業務範囲を明確にする

医療事務の従業員が担当する業務の範囲を明確にすると、負担を減らせる可能性があります。必要以上の業務を担当させると、特定の従業員に負担がかかり疲弊するためです。

たとえば、患者のクレームは上長のみが対応するように定めると、医療事務の担当者にかかる精神的な負担は軽減できます。

電話応対は外注サービスを利用し、オンライン予約のシステムを導入すると、医療事務の業務量が大幅に削減できます。空いた時間で本業に注力できるでしょう。

採用戦略をたてる

採用活動に取り組むときは、戦略の策定が重要です。明確なビジョンがあれば、応募者の増加が期待できます。採用戦略は、以下のような視点で策定しましょう。

• 自社の強みをアピールする
• 採用活動の媒体を増やす
• 魅力的な求人を作成する
• 競合他社の特徴を調べる

応募者数を増やすには、他の医療機関にはない独自の強みをアピールすることが大切です。患者との関係性や労働環境など、さまざまな角度で自社の強みを洗い出して魅力が伝わる求人を作成しましょう。

アルバイトやパートの採用を増やす

正社員に加えて、アルバイトやパートでの採用を増やすと人手不足を軽減できます。特定の業務範囲に対応できる人手が欲しいケースで、特に有効な方法です。

短時間労働者の採用では、主婦や長時間の勤務が難しい人からの応募が見込めます。勤務時間は短いものの、経験のある人材を確保できる可能性があります。

応募者の目線でも、短時間労働の求人は正社員採用の求人よりもハードルが低く、気軽に応募できる点はメリットです。

業務の一部を外注する

負担が大きい業務は、外注して効率化を図ることもひとつの手段です。医療事務に特化した外注サービスを利用すると、業務の一部を削減できます。

患者との電話応対や予約の管理は、外注におすすめの業務です。クレーム対応や予約ミスのリスクを避ける効果もあり、業務効率化に大きく貢献できます。

外注によって削減できた業務時間で、他の業務を進めるとさらに効率化が可能です。

医療事務の負担削減にはDX化がおすすめ

医療事務の人手不足を解決するには、従業員にかかる負担を減らす施策が有効です。特に、新たなシステムの導入でDX化を進めると、業務量の削減や効率化を実現できます。結果として、離職率の低下や人材定着が見込めます。医療事務で可能なDX化の具体例を参考にしましょう。

• レセプトチェックシステムの導入
• オンラインでの診療
• 電子カルテの導入
• オンラインでの予約受付
• セルフレジの導入

DX化の推進が生み出す効果や導入の方法については、以下で紹介します。

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DX化による医療事務の負担を減らした例

医療機関でDX化を推進したことで、業務の負担を削減できた例が存在します。システムの導入で業務効率化に成功した例として、ここでは3つを紹介します。実施できそうな例があれば、この機会に導入を検討しましょう。

＞＞関連記事：医療の2025年問題｜医療現場や社会への影響と病院ができる対策を紹介

レセプトチェックソフトで業務量削減

レセプトの作成業務にチェックソフトを導入し、業務量の削減を可能にした例です。

レセプトを従業員が手入力で作成すると、ミスが起こり差し戻し対応を要するおそれがあります。チェックソフトがあれば、容易にミスを発見でき、修正業務を減らせます。従業員同士でダブルチェックを実施するケースでは、1人分の手間を省略可能です。

浮いた労働時間を利用して、他の業務にも注力できます。レセプトチェックソフトの導入は、事務全体の効率化を推進させる効果があります。

セルフレジで患者の待ち時間の短縮

セルフレジを導入し、窓口業務の効率化と患者の満足度向上を同時に実現した例です。

窓口が混雑する時間帯では、レジの担当者にかかる業務負担が増大し、患者を待たせる点が課題となっていました。セルフレジの導入で、窓口で現金の受け渡しをする必要がなくなり、所要時間を短縮できました。患者の待ち時間が減ると、満足度の向上も期待できます。

患者がセルフレジの操作に慣れていない可能性を踏まえて、導入後は操作方法のサポートをしましょう。

オンライン予約で業務効率の向上

オンライン予約のシステムを導入し、受付や電話応対の業務効率を向上させた例です。

予約方法が電話のみで、応対に時間がかかるうえに、営業時間中でなければ予約を取れない点が問題でした。

Webサイトからオンラインで予約できるシステムを導入し、電話応対の業務を省略できました。また、患者の都合にあわせて、早朝や夜間でも予約を取れる点もメリットです。

システムを利用すると予約の履歴が残ります。そのため、伝達ミスや予約漏れのリスクが減り、業務の効率が向上しました。

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今回は、医療事務の現場で起こる人手不足の理由や対策方法を紹介しました。厳しい労働環境は人手不足に直結するため、業務を効率化して労働環境を改善させる必要があります。

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