受付業務を効率化するメリット

受付業務を効率化することで多くのメリットが生まれます。今回は3つ解説します。

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コストを削減できる

まず、コストを削減できるというメリットがあります。受付業務を効率化することで、受付業務にかかっていた人件費を削減できるため、結果的に運営コストを大幅に削減可能です。また、受付業務の効率化を目指し、システムを導入することで24時間対応が可能になり、残業代や夜間勤務手当も抑えることができます。

より価値のある業務に集中できる

受付業務を効率化することで、受付の担当者は、他の仕事に時間を使うことができます。これまでおこなっていた取次、来客データの管理に多くの時間を費やしていた担当者は、他の業務に時間を割くことができるようになり、生産性を高められます。それと同時に、受付担当者の満足度やモチベーションアップ向上も期待できるでしょう。

データとして管理できる

受付業務にシステムを導入することで、効率的なデータ管理につながります。来訪者データや対応履歴などを管理することで、容易に収集・分析ができるようになり、担当者による対応のばらつきや人為的ミスも抑えられるメリットが生まれます。

受付業務を効率化するデメリット

受付業務の効率化を目指す上でのデメリットもあります。今回はデメリットについて解説します。

システムへの依存度が高まる

受付業務の自動化システムへの依存度が高まるというデメリットです。自動化システムに依存すると、システムエラーや通信エラーなどのシステム障害時の影響が大きく、システムの使用ができなくなり、受付が停止してしまうリスクもあります。自動化システムの導入にはこのようなリスクも潜んでいます。

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初期整備および運用にコストがかかる

自動化システム導入はコストがかかるというデメリットがあります。自動システムや設備更新には初期投資、さらに、システムの利用料や維持費といったランニングコストも必要です。コストの面で、中長期的に見てメリットがデメリットを上回ると判断できれば、自動化システムを導入することが望ましいと思われます。

受付業務の効率化にはシステムの導入が有効

これまで、受付業務の効率化におけるメリットとデメリットを解説してきました。やはり、システムの導入が受付業務を効率化させるためには有効です。既存マニュアルを改善するだけでの効率化は不十分であるため、システムをしっかりと理解した上で効率化を図る必要があります。また、データ分析やセキュリティ面でも安全に気をつけることが重要です。

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受付業務を効率化する手順

ここからは、受付業務を効率化する手順について解説します。一つ一つの手順を確認し、システム導入へとつなげることで、結果が大きく変わります。

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①業務上の課題を分析する

まずは、受付業務の現状把握が必要です。業務を進めている現場やスタッフにヒアリングやアンケートを実施し、受付業務の現状を確認します。業務の状況を整理し、可視化することが大切です。業務フローを詳細に分析し、改善点を洗い出し、できるだけ詳しく現状の課題分析をすることが成功へとつながります。担当スタッフの名前や業務内容だけではなく、必要なスキルや業務にかかる時間などもしっかりと把握し、課題解決に向けましょう。

②導入目的を明確にする

業務上の課題分析後は、受付システム導入の目的を明確にすることが大切です。システム導入に関わる担当者同士で、システム導入の目的・目標についてしっかりと考え、自社のスタイルに合ったシステムの選定がポイントです。その上で、KPI（重要業績評価指標）に沿って導入目的をより明確化させ、不要な手順の削減、重複作業の確認をします。

③システムを選定する

システム選定にあたっては、使いやすさや費用対効果、提供元の信頼性について考える必要があります。自社のニーズを詳細に特定し、必要な機能や実現したい業務、導入の目的を達成させることが大切です。費用対効果については、人件費よりコストが高ければ意味がないため、自社が求めるサービスを盛り込んだシステムを選定した上で、費用に合った効果があるのか事前に確認する必要があります。提供元の信頼性、つまりサポート体制も重要です。セキュリティ面、トラブル発生の際の対応など、どのような対応が可能か、体制の充実度を図っておきましょう。

④システムを導入する

システム導入にあたっては、業務フローにあわせてカスタマイズできるのかがポイントです。その後、自社の業務プロセスにあったカスタマイズ、新機能の追加ができるかどうかも確認します。訪れる人のパターンを想定した上で、それぞれのパターンにあわせたメニューの設定、従業員氏名や部署名、内線電話番号などのデータ登録が可能か確認します。また、初期設定には、専門的なIT知識が求められることもあるため、対応できるような体制を作っておきましょう。

⑤従業員の教育をする

新しいシステムの導入時には、十分な研修をおこない、全従業員が適切に操作できるように教育をすることも大切です。

トラブルシューティングの手順を全従業員が把握し、企業全体でサポート体制を作っておくためです。ここまでを終わらせて、ようやく受付システムの運用を開始できます。

受付業務を効率化するためのシステムの選び方

ここからは、受付業務効率化システムを選ぶ上でのポイントについて紹介していきます。

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使いやすさ

まず、使いやすさについてです。受付システムを簡単に操作でき、ITツールに不慣れであっても迷わず操作できるかが重要です。多機能なシステムであっても自社に不要な機能ばかりを有していると、操作の複雑さにつながります。

費用対効果

次に費用対効果です。アップデートや拡張をおこなう際など、将来的に発生する費用も忘れず、システムの機能性と比較しながら選択します。必要な機能について事前に洗い出し、機能性、システムのメリットとのバランスを見極めることが重要です。

提供元の信頼性

最後に提供元の信頼性についてです。導入実績が豊富な提供元であれば、社会的な信頼性が高く、よいサービスを受けられます。また、もしシステムに問題が生じた場合でも、迅速に適切な対応をしてくれるかどうかのサポート体制についても把握しておきます。

受付システムについてよくある質問

受付システムについて、よくある不安や疑問をまとめました。

サポートにはどのようなものがある？

導入前後における導入支援・操作方法のレクチャーがあります。導入後は、システムのサポート方法（電話・訪問）、サポート対応日時（早朝深夜・休日）についてしっかりと確認しておきます。特に、土日祝日を含む24時間のテクニカルサポートが理想的です。

セキュリティについては安心？

システム導入にはセキュリティへの不安がつきものです。当社では、「来訪者」の情報と「担当者」の情報、2つの個人情報についてしっかりと管理いたします。来訪者の取り違えやなりすましを防ぐシステムも充実しているので、安心してシステム導入ができます。

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