発送代行サービスの業務内容

発送代行サービスとは、企業や事業主の代わりに発送業務を代行するサービスです。発送代行サービスの業務は主に4つあります。各サービスについて詳しく解説します。

商品の入庫・検品

商品の入庫は、取引している企業の商品を倉庫に入れる作業です。取り扱っている商品によって保管する場所や大きさに違いがあります。

また、入庫された商品が不良品でないかどうか、検品作業も行います。不良品があれば、その対応もします。

検品された商品を製品ごとに番号付けして管理できるように整理する作業も、商品入庫作業に含まれています。

在庫管理

在庫管理とは、入庫された商品を適切な状態で管理することです。
注文があれば、在庫が減った商品を追加で注文します。食品関係の賞味期限・消費期限がある商品を取り扱っている場合、それらの日付管理も徹底して行います。

大量の注文が一度にあっても、すぐ対応できるように、倉庫内の状況を常に把握する業務といえます。

梱包や発送

ECサイトを通じて顧客から注文があれば、その商品の字梱包・発送準備をします。梱包方法はその製品ごとに異なり、注文者の元へ無事届くように丁寧な梱包を行います。プレゼント包装やサプライズの包装依頼に応える業者もあるでしょう。

発送業務には、依頼主・送り先の情報入力や出荷した後のメール送信なども含まれます。配達ミスを防ぐため、名前や住所にミスが無いよう念入りに確認して送る必要があります。

そのほかの業務について

発送代行サービスの業務は業者により異なり、基本的な「入庫・検品」「在庫管理」「梱包・発送」以外のサービスを展開しているところもあります。

例えば、商品を購入した人へのカスタマーサポートや、返品交換処理対応などがあげられます。返品ではなく返金対応をする業者も存在します。自社が求めるサービスを提供している業者を選びましょう。

発送代行業者を活用するメリット

発送代行業者を活用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここからは、メリットを3つ解説します。
自社社員の人数が少なくて手が回らない企業や、発送業務以外に人手を回したい企業は、ぜひ発送代行業者を利用してください。

自社社員の業務効率化が図れる

発送業務を代行すると、自社社員をコア業務に専念させられます。

発送業務は、商品ごとに違う対応が求められるため、時間がかかります。他の業務が滞る恐れも生じます。発送業務を委託すれば、コア業務に携わる人数を増やせるでしょう。
そのほか、発送以外の業務に時間を使うことで、売上向上につながる可能性もあります。

物流の質・スピードが上がる

発送代行の専門業者に作業を委託すると、発送業務の質が一定に保たれ、作業スピードも上がります。

発送代行業者には物流に慣れているスタッフが在籍しています。これまでに培ってきた経験や知識を駆使して業務を進めるため、作業の質やスピード向上を狙えるでしょう。これは顧客満足度にもつながります。

コストを変動費化できる

自社で発送作業を行う場合、運送費や倉庫の賃料、荷役費、作業員の人件費などが毎月固定でかかります。

しかし、発送業務を外部に委託すると、商品の入庫費や梱包費、発送費を変動費として計算できます。注文数によって作業の数が変動する項目は「注文があった分のみ」請求されるため、通常より費用を抑えられるでしょう。

発送代行業者を活用するデメリット

発送代行業者の活用にはメリットだけでなくデメリットも考えられます。デメリットも踏まえたうえで利用を判断しましょう。

顧客の個人情報を自社のみで管理できない

発送代行サービスに業務を委託する場合、自社が抱えている個人情報を委託先にも共有する必要があります。発送準備の段階で必要な情報であり、伝えなければ商品を届けられません。

顧客の個人情報を外部業者と共有すると、個人情報漏洩のリスクが高まります。この危険性について十分に理解してから、業者と契約しましょう。

個人情報の管理について信頼ができる業者を選ぶ必要があります。実績がある業者を選びましょう。

対応可能な業務内容は業者によって異なる

発送代行業者の業務内容は、業者により幅があります。

例えば、発送代行の業務のみを担当する業者もあれば、梱包方法のレパートリーが多い業者もあります。倉庫に保管できるものが限られている業者も存在するため、自社製品の取り扱いが可能なことを契約前に確認しましょう。商品の大きさによっては、倉庫内に保管できる数が限られる可能性もあります。

委託したい内容や譲れないポイントを整理してから業者を探しましょう。

発送代行業者の費用基準について

発送代行業者を活用するときは、もちろん費用がかかります。主な費用は「初期費用」「在庫管理費」「梱包費」「発送費」などです。

初期費用

初期費用とは、倉庫と契約した後、発送をスタートするまでの作業にかかる費用です。具体的には、以下の費用があげられます。

・​​倉庫へ商品を入庫する費用
・システム導入や設定にかかる費用
・初回の契約手続き費用

初期費用の相場は数万円から数十万円です。ただし、倉庫の規模や取り扱うシステムによっては追加で費用がかかることもあります。依頼する際は必ず見積もりをとりましょう。

在庫管理費

在庫管理費とは、商品の在庫を倉庫に保管しておくための費用です。

倉庫内で商品が占領しているスペースや高さ、契約している保管期間によって料金が決定します。パレットごとの価格や1坪ごとなどで価格が決定するケースもあります。

月ごとに請求されることが多いため、在庫数の調整や管理を徹底して適切な管理費にしましょう。

梱包費

梱包費は、在庫管理をしている倉庫から注文のあった商品をピッキングし、その商品に合わせて梱包する費用です。

これらの料金は、作業回数に応じて計算がされます。注文数が多いほど費用が増える計算です。また、複雑な形状の商品は、梱包に時間がかかるため、追加費用が発生する可能性があります。

発送費

発送費には、梱包された商品に顧客情報や希望に沿ったお届け時間などを張り付け配送トラックへ積み込む費用や、顧客の元まで商品を届ける配送費用などが含まれます。発送費は配送する商品の大きさや重さや配送方法の希望によって価格が変動します。

また、遠方の配送が難しい地域は価格が上がることもあるため、地域ごとにかかる費用も事前に確認をしましょう。

その他のサービス費用について

その他のサービスを用意している業者もあります。

例えば、返品処理では、返品希望があった商品についての問い合わせ対応や返品商品の確認、新しい商品の再配達を行います。返品処理に限らず、発送に関する顧客対応を担う業者も少なくありません。商品の問い合わせや配送に関する連絡など、さまざまな業務を企業に代わって進めます。
このようなサービスを依頼する場合、別途費用がかかります。求めるサービスの費用についても、見積もりをとるようにしましょう。

発送代行業者の選び方

発送代行業者は数多く存在します。その中から自社に合う業者を選ぶことは非常に難しいといえます。ここでは、発送代行業者の選び方を説明します。

対応可能な業務内容を確認する

発送代行業者が対応可能な業務について確認しておきましょう。

倉庫内で行われる業務はさまざまです。例えば、入庫作業・在庫管理・注文受付・ピッキング梱包・発送などがあります。これらの業務を「一括で委託する」ときと「一部のみ依頼する」ときで、利用する業者は変わるでしょう。

また、「委託した業務の内容をどこまで自社と情報を共有するか」も把握が必要です。特に、管理方法や梱包方法が特殊な製品を扱っている場合は、事前確認が必須といえます。

倉庫設備が自社に合っているか

委託したい業者が所有する倉庫の設備や環境を調べましょう。倉庫の広さや高さ、温度管理の状況の確認が欠かせません。

例えば、化粧品は、日光を遮る環境で一定の室温で保管する必要があります。また、冷凍食品は、冷凍庫と冷凍機能付きのトラックによる配送が求められます。

自社製品を適切に管理できる倉庫かどうかを確認してください。

倉庫の拠点と発送までにかかるスケジュールを確認する

委託先の発送スケジュールと、顧客の手元に届くまでの日数も検討材料の1つです。

倉庫の立地や、梱包・発送作業を含め、どの程度の日数で顧客の元へ商品が届くかは非常に重要なポイントといえます。発送までが早くても、倉庫の場所が遠いと顧客の元にはすぐに届きません。顧客満足度を維持するためにも、迅速に商品を届けられるような環境かどうかを調べておきましょう。

発送代行業者の動向をチェックする

配送代行業者の最新動向やトレンドを確認しておくことも大切です。

例えば、今は自社の課題と発送代行の利点が一致していないとしても、今後一致する可能性があります。
発送代行業者を利用するタイミングとしては、以下があげられます。

・自社の課題が大きくなったとき
・新しい事業をはじめるとき
・利点の大きな代行サービスが誕生したとき

より効果的なタイミングで発送代行を導入するためにも新情報や時勢は把握しておきましょう。

発送代行の導入例

実際に発送代行業者を導入した企業の例を紹介します。

とある人気コスメブランドは、店舗とECサイトの販売経路があり、多くの在庫管理場所と美しい梱包を求めていました。従来の倉庫ではキャパシティが不足していて、販売経路の成長を妨げていました。また、サービスの品質にも懸念点がありました。
そこで、立地条件も十分よい場所の業者へ倉庫を移転し、業務を委託しました。これにより、これまでの懸念点が改善されました。

委託した発送業者には十分に広い倉庫とおもてなしの心を持つための教育体制が整っていて、企業のさらなる成長に寄与しています。

発送代行で本業に注力を

今回は、発送代行について解説しました。発送代行サービスにより、自社社員では手間と時間がかかりすぎる業務を委託できます。作業効率だけでなく、品質も向上できる手段です。一部の業務を委託すると、自社社員はより他の業務に注力でき、結果として自社の成長にもつながるでしょう。
人手不足や作業効率でお悩みの会社は、発送代行業者へ一部業務委託を検討してはいかがでしょうか。