医療の業務効率化に役立つ方法｜目的や事例も解説
医療の現場では、患者への対応に加えて事務作業の負担に追われることがあります。業務の効率化を目指す方は数多くいらっしゃるでしょう。今回は、医療業務を効率化させる方法や目的、具体例などを紹介します。
目次
医療業務を効率化する方法
ここでは、医療業務の効率化に役立つ方法を6つ紹介します。患者と対面する機会が多い医療機関では、紙や電話を用いた業務が数多く存在するため、デジタルの活用による業務効率化が見込めます。活用できそうな方法があれば、早速取り入れましょう。
業務マニュアルを作成する
業務のマニュアルを作成して共有すると、事務作業の効率が上がります。定期的に発生するルーティン業務は、マニュアルを利用して取り組むと、常に同じ手順での作業が可能です。
また、業務に必要な作業を洗い出しながらマニュアルの作成に取り組むと、さらに効率のよい手順や不要な作業が分かり、業務の効率化につながります。
担当者の急な休みや不在時でも、マニュアルがあればスムーズな引き継ぎが可能で、特定の従業員に依存する事態を避けられます。
書類の管理を電子化する
社内で管理する書類を電子化すると、業務の効率化と経費の節約を実現できます。紙での管理は、ファイリングや探す際に手間がかかります。
医療機関での代表例は、電子カルテの導入です。患者の情報をデータで一元管理すると簡単に検索でき、入力や共有の作業を効率化できます。
書類の電子化は、ペーパーレスの推進にもつながります。プリンターの使用で発生するカウント費用や事務用品代を節約できるため、経費削減が可能です。
予約をオンライン化する
オンライン上での予約に対応すると、受付の業務を効率化できます。予約時の電話応対が減ることで、他の業務に時間を回せる効果があります。
たとえば、診療予約システムやWeb問診票などのツール導入が有効です。ツールで予約を管理すると、伝達漏れや予約のミスを避けることにもつながります。
オンライン予約を導入すると、営業時間外でも患者が診察を予約できます。患者と医療機関の双方にメリットがある方法です。
代行サービスを活用する
細かい事務作業は、代行サービスを利用することもひとつの手です。事務作業を外注すると診察に割ける時間が増え、より高品質な医療サービスを提供できるでしょう。
特に、受付の医療事務や、会計や給与計算などの経理には代行サービスが多く存在します。サービスの利用には費用がかかるものの、業務を効率化できる点が大きなメリットです。
事務作業に追われて仕事が回らないときは、代行サービスを利用すると解決できる可能性があります。
他の医療機関と連携する
周辺の医療機関と連携をとると、業務の手間を省略できることがあります。同じ患者が周辺の医療機関で複数受診するときは、患者情報の共有が有効です。
たとえば、過去の診察記録や治療経過の情報を他院から共有してもらえると、患者本人にヒアリングして情報をまとめる手間が省略できます。
医療機関同士が協力し合い業務効率化を実現できるように、日頃から他の医療機関と良好な関係性を築くことが大切です。他院から依頼があれば、積極的に応えましょう。
評判やイメージの向上を図る
患者からの評判やイメージが向上すれば、業務を効率化しやすい環境が作れます。患者の信頼を得るとクレームのリスクが下がり、円滑な対応が可能です。
医療機関の評判を向上させるには、接遇を改善して患者の満足度を上げることが大切です。接遇とは、患者に寄り添った思いやりのある対応のことを指します。
医療機関と患者の双方に信頼関係があれば、業務効率化の目的で患者に協力を仰いだとしても、快く応じてもらえる可能性があります。
＞＞【当社医療BPO事例】「カスハラ・ペイハラ対応研修」で精神的負担を軽減し、クレーム減少や離職率が改善した事例
病院業務を効率化する目的
医療機関における業務の効率化は、どのような目的で実施されるのでしょうか。以下に8つの目的を紹介します。医療の現場は人手不足に悩まされやすいため、業務負担の軽減や従業員の満足度向上につながる施策が重要です。
業務による負担を減らすため
従業員にかかる負担の削減は、業務効率化の大きな目的です。非効率な業務が存在すると、体力面と精神面の両面で従業員に負担がかかります。
不要な手順の省略やデジタルへの移行など、業務効率化が実現できると、従業員への負担が減り、モチベーションの維持も可能です。
また、必要以上に発生していた業務を減らすと、残業時間の削減にもつながります。業務効率化は、従業員の健康面にも効果を発揮するといえます。
書類作成にかかる時間を減らすため
医療事務の効率化は、書類作成にかかる業務時間を削減する効果があります。特に、電子カルテを導入すると、書類関係の業務効率化に有効です。
手書きで書類を作成すると時間がかかるうえに、作成した書類をファイリングすると整理整頓の手間が生じます。電子カルテの導入に代表される書類の電子化は、これらの課題を解決できる方法です。
削減できた分の労働時間を利用すると、他の業務に注力できます。業務効率化は、サービスの向上にもつながる点が強みです。
ヒューマンエラーを防ぐため
業務効率化は、ヒューマンエラーの防止にも有効です。事務の仕事では、データの見落としや入力ミスなどの人的ミスが起こりやすく、修正対応に時間を要することがあります。
定型的な業務はシステム化を進めると、ヒューマンエラーを予防できます。たとえば、書類の手書きで作成する工程や、人の目でチェックする工程は、システムの活用で効率化が可能です。
医療事務では扱う書類が多く、システム化が進むと効率の大きな向上が期待できます。
人手不足を解消するため
業務の効率化が進むと、人手不足の解消につながる可能性があります。医療業界は人手不足に悩まされることが多く、従業員1人あたりの業務負担が増加します。
業務が効率よく進められる状態であれば、バランスの取れた人員配置が可能です。効率化によって、人員が余った部署から他の部署に配置転換ができます。
業務効率化で人手不足が解消できれば、従業員がそれぞれ自分の担当業務に集中できる効果もあります。結果として、各業務の質が高まるでしょう。
従業員の満足度を上げるため
業務効率化は労働環境を改善させることで、従業員の満足度向上にもつながります。業務効率が低い環境では、従業員の離職を招くおそれがあります。
業務を効率化させることで、診療サービスや患者への対応が向上し、医療の現場で働くモチベーションを改めて感じてもらえるでしょう。
離職率の低下で従業員が職場に定着すると、前述した人手不足の解決にもつながります。従業員の満足度は、医療機関にとって大切です。
余分なコストを削減するため
業務を効率化させると、経費の削減が可能です。業務の効率が低いと、必要以上の作業量と時間がかかるため、費用がかかります。
業務量が多いときに人員を追加すると、人件費が発生します。また、人員を追加しなかったとしても、労働時間が延びて残業代の増加につながるでしょう。
不必要な経費を削減できると、医療機関の利益が増えて経営の安定をもたらします。経費削減の観点からも、業務効率化を図ることが大切です。
情報共有をスムーズに進めるため
医療機関同士の情報共有をスムーズに進めるうえで、業務効率化は不可欠です。患者が複数の医療機関で受診するときは、転院情報や受診歴を共有すると適切なサービスが提供できます。
連絡のシステムや情報管理のツールを導入すると、スムーズな情報共有が可能です。電話やメールでお互いに確認する手間を省略でき、業務量の削減が期待できます。
また、内部での情報共有も重要です。全従業員がアクセスできるツールを導入すると、引き継ぎが容易にできます。
患者の負担を減らすため
医療機関の業務が効率化されると、患者にかかる負担も軽減できます。従業員の業務負担が減った分を診療に回せるため、サービスの向上や待ち時間の削減が達成可能です。
たとえば、オンライン予約のシステムを導入すると、医療機関と患者の双方が負担を減らせます。医療機関は電話応対の手間がなくなり、患者は24時間いつでも都合のよいときに予約を取れます。
患者の負担が減ると満足度が高まり、信頼関係の構築につながる点もメリットです。
医療業務を効率化した事例
続いて、医療機関の業務効率化に成功した例を3つ紹介します。業務のデジタル化や、外注サービスを利用すると業務効率化につながる点がポイントです。導入の経緯と効率化の効果を把握し、ぜひ取り入れてみましょう。
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電子カルテの導入で業務を改善
電子カルテを導入すると、書類の管理や情報共有を大きく効率化できます。紙で印刷して保管するカルテと異なり、電子カルテは場所を問わず閲覧可能です。
具体的な活用例として、提携施設との情報共有が挙げられます。基本情報や診療履歴など、患者に関する情報を電子カルテにまとめることで共有が可能です。
提携施設が遠隔地にあるケースでも、共通のサーバーやファイル管理のシステムと併用すれば、電子カルテを簡単に共有できます。
電話業務の外注で従業員の負担軽減
患者との電話業務を外注することで、従業員の業務負担を軽減できます。患者からの電話が相次ぐと他の業務に手を回せず、担当者が休憩時間を確保できないケースがあります。
そこで、外部のアウトソーシングサービスを利用すると、電話業務の外注化が可能です。従業員は電話の内容を把握するだけでよく、負担が大きく減ります。
発生するタイミングが分からない電話応対の負担がなくなるため、診療や事務など他の業務に集中できる点がメリットです。
オンライン予約の導入で患者の満足度向上
オンラインで診療の予約が取れるシステムを導入すると、患者の満足度を向上させられます。予約経路が電話のみのケースでは、電話がつながりにくく患者を待たせてしまう例が多くあります。
オンライン予約を導入すると、患者は都合のよいタイミングで診療の予約が可能です。予約状況は画面上で確認できるため、日程調整のやりとりをする手間も省けます。
業務の効率化は、医療機関側だけでなく患者側にもメリットがある点を認識しましょう。
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今回は、医療機関における業務効率化の方法や目的を解説しました。デジタル化の推進や外注サービスの活用は、業務効率化における有効な手段です。内部の業務負担を減らすうえに、患者の満足度にもポジティブな効果を生みます。
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